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Betriebliches Mobilitätsmanagement: Wie kann ich meinen Mitarbeitenden Firmenfahrräder bereitstellen?

Antwort von: LfU

Firmenfahrräder entlasten die Umwelt, unterstützen die Gesundheit der Mitarbeitenden und sind eine zusätzliche Anerkennung vonseiten des Arbeitgebers.
Es gibt zwei Möglichkeiten für den Arbeitgeber, Mitarbeitenden Firmenfahrräder bereitzustellen:

1. Kauf: Der Arbeitgeber kauft ein (Elektro)Fahrrad und überlässt es dem Arbeitnehmer zusätzlich zum Gehalt, auch für die private Nutzung. In diesem Fall ist die Nutzung des Rads steuer- und beitragsfrei. Der Arbeitgeber kann die Kosten des Kaufs als Betriebsausgaben absetzen.
2. Leasing per Gehaltsumwandlung: Der Arbeitgeber least ein Dienstrad bei einem Anbieter und überlässt es dem Arbeitnehmer. Dieser bezahlt die Leasingraten per Gehaltsumwandlung und erhält das Nutzungsrecht durch einen Überlassungsvertrag. Bei einer Gehaltsumwandlung müssen Mitarbeitende die private Nutzung pauschal mit 0,25 Prozent des Bruttolistenpreises versteuern.

Pflichten des Arbeitgebers

Sofern Mitarbeitende ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestelltes Rad auch tatsächlich dienstlich nutzen, ist der Arbeitgeber vor der ersten Fahrt zur Unterweisung gemäß Vorschrift 1 der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) verpflichtet. Die DGUV empfiehlt Arbeitgebern eine verbindliche Helmpflicht für Dienstfahrten. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zählen allerdings nicht als unterweisungspflichtige Dienstfahrten.

Leasingverträge

Beim Leasing von Firmenfahrrädern schließt der Arbeitgeber einen Leasingvertrag mit einem Händler oder Anbieter ab. Der Arbeitnehmer ist somit im Grunde keine Vertragspartei. Der Arbeitgeber schließt dann mit dem Arbeitnehmer einen Überlassungsvertrag ab, der zum Beispiel die Nutzung, mögliche Preisgrenzen bei der Fahrradwahl oder die Zahlung der Leasingraten festlegt. Als Leasingnehmer hat dennoch der Arbeitgeber die Verantwortung für die Zahlung der Leasingraten, fällt der Arbeitnehmer wegen Krankheit oder Elternzeit aus oder kündigt, muss der Arbeitgeber weiterhin die Leasingraten bezahlen. Eine Klausel im Überlassungsvertrag, welche den Arbeitnehmer in genannten Fällen zur Kostenübernahme verpflichtet, sollte vermieden werden. Ähnliche Klauseln in Überlassungsverträgen für Firmenautos wurden bereits als unwirksam erklärt (Urteil Arbeitsgericht Osnabrück vom 13. November 2019, Az. 3 Ca 229/19).

Steuerliche Regelungen

Entfernungspauschale. Für das Pendeln per Rad zur Arbeit dürfen Arbeitnehmer jeden Arbeitstag 30 Cent pro Entfernungskilometer als Entfernungspauschale in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Einkommenssteuer. Erhält der Arbeitnehmer zusätzlich zum Gehalt ein Firmenrad muss dieses auch bei privater Nutzung nicht versteuert werden (Entfernungspauschale gilt trotz Steuerfreiheit) nach Einkommenssteuergesetz EStG § 3 Nr. 37.
Wird ein geleastes Fahrrad durch Gehaltsumwandlung bezahlt, werden dem unversteuerten Gehalt die Summe der Leasingraten und möglicherweise weitere Kosten, wie die Versicherungspauschale, abgezogen. Durch die Gehaltsumwandlung sinkt das zu versteuernde Einkommen. Nutzt der Arbeitnehmer in diesem Fall das Fahrrad auch privat, so entsteht ihm ein „geldwerter“ Vorteil, dieser wird dem normalen Arbeitslohn monatlich zugerechnet und mitversteuert. Die Höhe des Vorteils wird als 1 % eines auf volle 100 Euro abgerundeten Viertels der unverbindlichen Preisempfehlung bei der Erstnutzung gesetzt (also 0,25 % des abgerundeten Listenpreises). Diese Regelung gilt sowohl für "normale" Fahrräder, als auch für E-Bikes oder sogenannte Pedelecs, also Räder mit elektrischer Tretunterstützung bis 25 km/h. Kaufoption am Ende des Leasingvertrags
Wird dem Arbeitnehmer die Möglichkeit eingeräumt nach Ende des Leasingvertrags (meist 36 Monate) das Fahrrad zu einem Restpreis zu erwerben, kann wieder ein geldwerter Vorteil entstehen, der versteuert werden muss. Dieser berechnet sich aus der Differenz des Restpreises zu pauschalen 40 % des ursprünglich angesetzten Listenpreises.

Umsatzsteuer. Darf der Arbeitnehmer das betriebliche E-Bike auch für Privatfahrten und Fahrten zur Arbeitsstätte verwenden, liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung ein umsatzsteuerlicher Leistungsaustausch vor. Dies wird in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 7.2.2022 erläutert (BMF, Schreiben v. 7.2.2022, III C 2 – S 7300/19/10004 :001). Die Gegenleistung des Arbeitnehmers für die Fahrzeugüberlassung besteht in der anteiligen Arbeitsleistung, die er seinem Arbeitgeber gegenüber erbringt, sodass ein tauschähnlicher Umsatz vorliegt. Als Wert der privaten Nutzung kann die sog. 1-%-Regelung, die für ertragsteuerliche Zwecke gilt, auch für umsatzsteuerliche Zwecke übernommen werden. Allerdings ist der auf volle 100 EUR abgerundete Listenpreis zugrunde zu legen und nicht die Hälfte bzw. ein Viertel des Listenpreises (außer bei E-Bikes, hier wird „zur Steigerung der Elektromobilität und Senkung des CO2-Ausstoßes“ mit der Hälfte oder einem Viertel gerechnet).

Versicherung

Da ein Firmenrad nicht Besitz des Arbeitnehmers ist, greift die Hausratsversicherung hier nicht. In den meisten Fällen bieten die Leasingunternehmen in ihren Angeboten bereits Versicherungen mit an. Der Arbeitgeber kann die Versicherungspauschalen selbst bezahlen, diese vom Arbeitnehmer tragen lassen oder sie zwischen den Parteien aufteilen. Zahlt er sie nicht selbst, muss der Arbeitgeber sich allerdings anderweitig finanziell am Vertrag beteiligen (z. B. monatliche Prämien für die Nutzung eines Dienstrads oder die Übernahme von Reparaturen), damit der Arbeitgeber wirtschaftlich der Leasingnehmer bleibt und der Vertrag steuerlich wirksam ist.

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