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• Ressourceneffizientes Wirtschaften

Flexible Arbeitsplätze, unkompliziertes Vernetzen, eine effizientere Dokumentenablage und Datenbanken für eine strukturiertere Dokumentation sind Resultate eines digitalen Wandels, von dem Angestellte und Unternehmen gleichermaßen profitieren. Die Digitalisierung kann sich, bei einer umsichtigen Umgestaltung, nicht nur positiv auf das Unternehmen, sondern auch auf die Umwelt auswirken. Besonders ein Blick auf den Papierverbrauch ist hierbei bedeutsam.

Die Produktion von Papier ist mit einem hohen Holz-, Wasser- und Energieverbrauch verbunden. Neben dem Recycling von bereits produziertem Papier und einer Effizienzsteigerung bei der Herstellung soll eine generelle Reduzierung des Verbrauchs angestrebt werden, um die Belastung auf die Umwelt zu minimieren. Ein Baustein, der für eine Reduktion sorgen kann, ist das papierlose Büro, denn vor allem im Büro kommen verstärkt energie- und wasserintensive Primärfasern zum Einsatz.

Vorteile eines papierlosen Büros

Bei der schrittweisen und durchdachten Umstellung auf ein papierloses Büro zeigen sich nicht nur ökologische, sondern oft auch ökonomische Vorteile. Neben den genannten Effekten einer Papierreduzierung kann eine Senkung des Ressourcenverbrauchs für beispielsweise Tinte, Druckergeräte und entsprechendes Zubehör, sowie deren Transport und Entsorgung mithilfe der Digitalisierung innerhalb eines Unternehmens erreicht werden. Folgende Nutzeffekte zeigen sich dabei für Unternehmen:

Ortsunabhängigkeit und eine vereinfachte Kommunikation
Der Zugriff auf die digitalisierten Unterlagen ist ortsunabhängig möglich und erleichtert so das Arbeiten im Außendienst oder im Home-Office. Die Dokumente können ohne Zeitverzug gespeichert und elektronisch verschickt werden und vereinfachen so die Kommunikation. Auch kollaboratives Arbeiten wird einfacher.

Einsparung von Kosten
Die Anzahl der benötigten Drucker kann deutlich verringert werden, der Verbrauch von Papier aber auch von Druckertinte geht zurück. Ebenso vermindert sich der Bedarf an Wartungen der Drucker. Weitere Kosten können durch den digitalen Versand von vormals per Post versendeten Unterlagen gespart werden.

Übersichtliche und platzsparende Ablage
Bei der Anlage einer übersichtlichen Ordnerstruktur und der Integration einer intelligenten Dokumentenverwaltung wird der Zugriff auf die digitalisierten Dokumente erleichtert. Suchfunktionen, um ganze Dokumente oder Textpassagen in den Dokumenten zu finden, können genutzt werden. Fläche, die bisher für die Papierablage gebraucht wird, kann anderweitig genutzt oder reduziert werden. Zudem werden Verwaltungsvorgänge gestrafft.

Positive Auswirkung auf das Image
Eine umweltbewusste Positionierung des Unternehmens wirkt sich positiv auf das Image aus. Sowohl für Kunden als auch für potentielle Angestellte wirkt das Unternehmen attraktiver und eröffnet so gegebenenfalls einen neuen Absatzmarkt oder bessere Chancen bei der Personalsuche.

Handlungsfelder für eine erfolgreiche Umstellung

Folgende Möglichkeiten bieten sich, um eine strukturierte, übersichtliche und zeitsparende Umstellung auf ein papierloses Büro und die Bewerkstelligung dessen Verwaltung zu ermöglichen:

• Cloud-Systeme, intelligente Dokumentenverwaltung und eine digitale Buchhaltung (Verfahrensdokumentationen nach GoBD 2019)
• Digitale Unterschrift
• Digitalisierung der Briefpost (ePost)
• Digitale Kalender und Planer
• Digitale Kommunikation und elektronische Archivordner
• Digitale Geschäftskonten und Online-Banking
• Digitale Entgeltabrechnung
• Whiteboards statt Flipcharts
• Abbestellen von Katalogen, Prospekten und Zeitschriften, die online verfügbar sind oder nicht mehr benötigt werden

Schritte zur Umsetzung

Unternehmen, die sich für eine Umstellung entscheiden, sollten darauf achten, im Zuge der Digitalisierung auf erneuerbare Energien zu setzen und keinen gesteigerten Konsum von anderen Geräten und damit erneut gesteigerten Ressourcenverbräuchen aufkommen zu lassen, um einen Rebound-Effekt zu vermeiden. Die Energie- und Ressourceneffizienz muss für eine ergebnisreiche Umstellung berücksichtigt werden.

• Bestandsaufnahme papierintensiver Bereiche
• Entscheidung: Digitalisierung ab dem Zeitpunkt der Umstellung oder zusätzlich die digitale Erfassung aller bereits in Papierform vorhandenen Dokumente
• Notwendige Veränderungen festhalten
• Stückweise Umstrukturierung unter Einhaltung der rechtlichen Auflagen und unter Einbezug der Angestellten
• Übersichtliche Ordnerstrukturen und Ablagesysteme mit konsequenter Benennung
• Datenschutz gewährleisten

Zwischenschritt: Papierminimiertes Büro

Unternehmen, für die einen Umstieg auf ein komplett papierloses Büro nicht möglich ist, haben etliche Möglichkeiten, den Papierverbrauch auf ein Minimum zu reduzieren.